Fiduciaria digitale: come cambia la gestione di una raccolta di capitali

La separazione non incide sui diritti economici. Il singolo fiduciante continua a percepire dividendi e plusvalenze e impartisce le istruzioni sulle decisioni (voto, adesione ad aumenti di capitale, vendita) che la fiduciaria esegue per suo conto. È uno strumento di amministrazione, non un prodotto d'investimento, e non uno schermo opaco: la fiduciaria conosce i fiducianti ed è tenuta agli obblighi di identificazione e di adeguata verifica in materia di antiriciclaggio.

Il modello è particolarmente utile nelle operazioni con molti investitori, come i club deal. Invece di far comparire decine di persone singolarmente nella cap table, la fiduciaria le rappresenta con un unico intestatario; la compagine resta ordinata, la raccolta delle istruzioni e l'esercizio dei diritti si semplificano, e l'impresa che raccoglie capitale gestisce assemblee e aumenti senza ingolfarsi.

I limiti della fiduciaria tradizionale

Il modo in cui la fiduciaria è stata gestita storicamente, su carta con passaggi manuali, porta con sé alcuni limiti. Non riguardano la natura giuridica dello strumento, ma il processo, e si concentrano in tre punti.

Il primo è la lentezza: attivare un mandato, tra raccolta documenti, firme in originale e configurazione, richiede da alcuni giorni a diverse settimane; tempo che pesa quando l'operazione è già in corsa e il mandato è l'ultimo passaggio prima del closing, e spesso deve essere fatto per decine di soggetti. 

Il secondo è la burocrazia, ogni fase passa da documenti fisici in varie copie, con adempimenti che si moltiplicano e margini di errore a ogni passaggio manuale. 

Il terzo è il coordinamento del gruppo, quando gli investitori sono molti, raccogliere le loro istruzioni e trasmetterle alla fiduciaria tra moduli, email e solleciti diventa un lavoro lento da gestire a mano.

Trattandosi di limiti del processo e non dello strumento, è sul processo che interviene la fiduciaria digitale.

Cos'è una fiduciaria digitale e cosa risolve

Una fiduciaria digitale porta l'intero ciclo, apertura del mandato, onboarding, raccolta delle istruzioni, adempimenti, reportistica e trasferimenti, su una piattaforma online, invece di gestirlo su carta. La natura giuridica dello strumento non cambia: cambia l'esecuzione dei processi, e con essa i tre limiti del modello tradizionale.

L'apertura del mandato avviene interamente online, anche da mobile. L'identificazione dell'investitore e la firma di tutta la documentazione si completano da remoto, con firma elettronica qualificata, senza scambio di documenti cartacei. È ciò che comprime i tempi da settimane a pochi minuti, ed elimina la burocrazia fisica.

Da quel momento l'intera vita del mandato passa da un'unica dashboard: il fiduciante visualizza le proprie partecipazioni, i documenti e le comunicazioni, e impartisce le istruzioni  (voto, trasferimenti, cessioni) con pochi click e in modo tracciato. Le comunicazioni societarie, la gestione delle assemblee, la reportistica periodica e la documentazione per i benefici fiscali sono gestite dalla piattaforma.

Anche il coordinamento di molti investitori non richiede più di raccogliere le istruzioni una a una, ciascuno opera online e ogni decisione resta tracciata. E poiché ciò che prima era lavoro manuale diventa processo standardizzato, si riducono anche i costi ricorrenti del mandato, Il risultato è che l'operatività smette di essere il collo di bottiglia.

La fiduciaria torna a essere scelta per la sua funzione, il modo più ordinato di gestire un'operazione con più investitori,  senza gli attriti del modello cartaceo.

Weltix Fiduciaria

Weltix Fiduciaria S.p.A. autorizzata dal Ministero delle Imprese e del Made in Italy, opera su questo modello attraverso la piattaforma www.weltix.tech, accessibile anche da smartphone:

• Apertura del mandato in 7 minuti, interamente online, contro le settimane del processo tradizionale.
• Onboarding e KYC digitali, con identificazione a distanza e firma elettronica qualificata, senza documenti cartacei.
• Dashboard unica per visualizzare partecipazioni, documenti e comunicazioni e per impartire istruzioni con pochi click.
• Gestione integrata di comunicazioni societarie, adempimenti fiscali e governance delle partecipazioni; aggiungere investitori o gestire le operazioni successive non aggiunge complessità amministrativa.

Un'infrastruttura che riduce tempi e complessità operativa, rendendo l'accesso ai private asset più semplice sia per gli investitori sia per le imprese che raccolgono capitale.